关于加强济南市知识产权档案管理工作的意见

关于加强济南市知识产权档案管理工作的意见

济档字〔2007〕35号

为进一步加强我市知识产权档案管理,推动知识产权档案管理工作的规范化、现代化,确保知识产权档案的完整与安全,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《济南市档案管理若干规定》,结合我市知识产权档案管理实际情况,现就加强我市知识产权档案管理工作提出以下意见。

一、充分认识知识产权档案的重要性

知识产权是组织或个人对智力成果依法享有的专有权利。知识产权档案是知识产权的真实记录和重要载体,主要包括专利、商标、著作权、商业秘密等档案,以及围绕知识产权的维权、转让等产生的档案。

知识产权档案作为知识产权和专有知识的载体,是推广新技术、使新知识转化成新的发展资源的重要条件,是依法维护知识产权所有人权益的基本依据。做好知识产权档案管理工作,有利于合理利用市场经济规则,及时维护知识产权所有人自身的合法权益。随着知识产权侵权、纠纷案件数量的不断增加,我国对知识产权的保护越来越重视,加强知识产权档案管理工作迫在眉睫,它不仅是维护单位、集体和个人合法利益的需要,也是维护国家利益的需要。因此,各单位要充分认识知识产权档案对于促进经济建设和社会发展不可低估的重要作用和加强知识产权档案管理的重要性与必要性,并在提高认识的基础上增强做好知识产权档案管理工作的自觉性,不断探索加强知识产权档案管理的有效途径和必要手段,及时、完整、准确地收集知识产权文件材料,保障对知识产权档案的利用,为我市经济建设做出贡献。

二、健全知识产权档案管理体系和相关制度

知识产权档案是知识产权所有单位档案的重要组成部分,因此,各单位应当依法将知识产权档案管理纳入本单位档案综合管理体系,并把知识产权文件材料的形成、积累与归档纳入本单位内部相关部门、岗位的管理、计划和考核中,加强统一领导,明确归档要求,改善保管条件,提高管理水平。

要建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、保密、利用等各项管理制度,并严格抓好落实。对属于单位和集体所有的知识产权档案,任何人不得据为己有。对不按规定归档而造成知识产权文件材料损失,或对档案进行涂改、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的有关责任者,要依法进行处理。各单位在人员调动时,要及时清理暂借、暂存的知识产权档案并进行移交,防止在人员流动中发生知识产权档案的散失。要严格知识产权档案利用制度,明确知识产权档案查阅利用者范围和利用权限,防止失、泄密发生。要建立知识产权档案工作责任追究制度,加强对单位内部所属机构和下属单位知识产权档案的管理、监督和指导。

三、明确知识产权档案的归档范围

知识产权档案较之其他档案,有一定的特殊性。因此,在建档中,必须明确知识产权文件材料的归档范围、时间、要求,以保证知识产权文件材料归档的完整、准确、及时和安全。应归档的知识产权文件材料,应由其形成部门收集整理,并依法定期向单位综合档案部门移交。知识产权文件材料归档范围主要包括以下方面:

(一)专利方面的文件材料

发明和实用新型专利申请提交的请求书、说明书、权利要求书、说明书附图及有关的原始资料,外观专利申请提交的请求书、外观设计图片和照片等;

专利申请的审查、批准材料,如专利受理通知书、专利授权通知书、专利证书(包括发明、实用新型、外观设计专利,专利获奖证书等)、登记、公告等;

专利权的撤回、终止和无效的有关文件材料;

专利技术转让合同、许可合同、专利实施的强制许可的决定、通知、登记、公告等文件材料;专利权有效期内的缴费单据(复印件)及争议中形成的文件材料;

其他应当保存的文件材料。

(二)商标方面的文件材料

商标注册申请、审查、核准(商标申请受理书和商标注册证)等文件材料;注册商标变更、续展、转让、使用许可、补证、注销和撤销的文件材料;

注册商标争议裁定中形成的文件材料;

注册商标侵权中形成的文件材料;

注册商标使用和管理中形成的文件材料;

其他应当保存的文件材料。

(三)著作权(版权)方面的文件材料

书籍、演讲、音乐、戏剧、曲艺、舞蹈、杂技、美术、建筑、摄影、电影、工程图等各种载体形式作品及模型等著作权申请、审核、登记的文件材料;

作品的出版、发表、演出、展览、放映、播放、录音、录像、复制、摄制、洽谈、许可、转让、报酬、纳税、出租、改编、翻译、汇编、修改、署名等方面的协议和合同等文件材料;

计算机软件开发任务书、要求分析说明书、程序设计说明书、鉴定验收报告、操作手册、使用说明书、用户手册等纸质文档以及程序开发、软件设计的合作合同、委托合同、项目任务书等申请、审核、登记的文件材料。

(四)商业秘密方面的文件材料

在商业活动中形成的,如机构设置、人事任免、财务状况、分配方案、广告创意、客户名单、原材料进货渠道、产品销售网络、生产工艺、工装、产品配方、检验与测试、技术水平、新技术前景等方面的文件材料;

其它需保密的文件材料。

四、规范知识产权档案的管理和利用

知识产权档案的管理要遵循其自然形成的规律,本着科学、规范、方便利用的原则进行分类和整理。

(一)科学分类整理。知识产权档案的分类,要灵活处理,尽量执行原有档案分类框架。对于专利、商标、著作权等档案因其独立性较强,可放在分类体系的某一个二级类目中或单独组成一个一级类目,按种类—项目整理、排架;商业机密方面的文件材料涉及面广,原件实体多分散在各类档案中,可随其他档案统一分类编号,统一整理编目。同时,要建立专题目录,将档案信息相对集中,保持原有档案实体分类整理的相对稳定。

(二)合理确定保管期限。各单位可根据实际情况,确定知识产权档案的保管期限及密级,一般设定为永久或定期。对超过保管期限的知识产权档案应按国家规定进行鉴定、解密或延期,以利于知识产权保护和档案资源的有效利用。

(三)不断提高现代化管理水平。各单位应根据实际情况,逐步采用现代化管理手段加强对知识产权档案的管理,要与本单位档案信息化建设同步规划、同步实施。各级档案部门要加强知识产权档案管理实践中的理论研究与探索,对相关人员开展业务培训和指导。

(四)认真做好利用服务工作。各单位要针对知识产权档案保密性强、涉及面广、信息量大的特点,处理好利用服务和保密的关系,发挥好知识产权档案的作用。要通过网上发布、汇编资料、提供查阅等方式认真做好知识产权档案的利用服务工作,为企业和社会提供更多的知识产权信息,为我市经济建设做出积极贡献。